Le user office du GANIL

by Marie-Laure Abavent

Le « User office » du GANIL est une nouvelle entité en création au sein du laboratoire dont le but est de devenir un point d’entrée unique pour les utilisateurs. Un utilisateur des infrastructures GANIL est aussi bien un scientifique, qu’un ingénieur ou technicien, en CDD ou CDI, dans le cadre d’une expérience ou d’un travail collaboratif à l’intention du GANIL nécessitant un séjour « long » au GANIL.  La notion d’utilisateur inclus donc les visiteurs longues durée. Le User Office contribuera aux recommandations du GT sur l’amélioration de la qualité d’accueil des expériences (rapport IDEAAL) et du rapport du GT porté par R. Cledassou et P. Rebourgeard. Le user office s’inscrit dans un nouveau contexte d’accueil de « long term visitors », « visiting scientists », « chercheurs associés » auxquels il faut apporter un soutien local ; avec SPIRAL2 et ses nouveaux utilisateurs ; et accompagner l’émergence de la ZRR (Zone à Régime Restrictif) dans le contexte de la sous-traitance du comptoir d’accueil.

 Le User Office est centré sur l’utilisateur du GANIL et a pour but de simplifier et numériser le cycle de vie des expériences qui a subi une augmentation exponentielle de documents, l’apparition de guichets multiples pour les soutiens financiers des utilisateurs et leur reportings associés, et qui ont pour conséquence une multitude de suivis en parallèle qui pourrait être largement centralisé/mutualisé. En rationalisant les circuits administratifs au travers du User Office, il est attendu un allégement de la charge administrative au GANIL et la possibilité de mettre à plat certaines procédures d’accueil où une coexistence de certaines procédures anciennes avec de nouvelles sans mise à jour duplique l’information ou la fait disparaître tout en améliorant le service aux utilisateurs.

Dans ce séminaire, les premiers pas du User Office seront présentés avec un état des premières actions, les ambitions et sera l’occasion d’un premier échange avec le groupe de physique du GANIL.